Как написать письмо с отказом кандидату на работу: 5 советов
Поиск подходящего кандидата на ваши открытые должности также означает отправку писем с отказом всем тем, кто не прошел отбор. Действительно ли это необходимо? Хотя это не является обязательным, это базовая порядочность с вашей стороны.
Кандидаты тратят время на подготовку и проведение собеседований с вашей компанией, и самое меньшее, что вы можете сделать — это уведомить об их статусе, а не держать в неведении.
Доставлять плохие новости сложно и неудобно, но убегать от них — не решение проблемы. Так что сделайте все возможное и приложите все усилия, чтобы доставить эти разочаровывающие новости вежливым и профессиональным способом. Это не вызовет улыбку на лице читателя, но это укрепляет репутацию вашей компании и способствует положительному опыту кандидата.
Вот пять советов, которые следует учитывать при написании письма об отказе.
Оглавление
Поблагодарить кандидата
Начните письмо, вежливо поблагодарив кандидатов за их время и внимание. Не рассылайте общее «спасибо, что подали заявку, но…», потому что оно механическое и ничего не значит.
Вместо этого приложите усилия, чтобы выработать вежливый и теплый ответ, который отражает вашу искреннюю признательность. В одной или двух строках выразите свою благодарность за то, что они рассматривали вашу компанию.
Продумайте индивидуальный подход к каждому кандидату, указав его имя, дату собеседования.
Добраться до сути
Не заставляйте кандидата читать длинные параграфы похвалы, прежде чем сообщить новости. Поблагодарив их, перейдите прямо к делу и сообщите им об отказе.
Многие компании предлагают обратную связь, чтобы объяснить почему кандидат не был рассмотрен. Тем не менее, желательно не предлагать обратную связь, если не спросили.
Вы можете либо сказать, что вакансия заполнена, либо что вы хотели сосредоточиться на том аспекте работы, в котором у кандидата не было опыта. Избегайте обмена любыми подробностями, которые могут привести к дополнительной переписке.
Признать сильные стороны
Да, кандидат не прошел отбор по разным причинам, но это не мешает вам признать качества, которые вы заметили в резюме или в ходе собеседования. Подумайте о некоторых сильных сторонах, таких как их лидерский опыт, коммуникативные или технические навыки, которые выделяются, и упомяните об этом в письме. Это помогает смягчить удар и вселить надежду в кандидатов.
Даже если у вас есть шаблон для писем об отказе, убедитесь, что вы персонализировали этот раздел.
Сделайте это позитивно
Вы отправили бы письмо с отказом, кажущимся роботизированным, или вы отправили бы письмо, которое было бы позитивным и обнадеживающим?
Нет никаких сомнений в том, что уведомление об отклонении вызывает разочарование, но то, как вы решите донести эту новость, очень важно.
Убедитесь, что ваш тон и используемые слова положительные, и оставьте кандидата с надеждой. Если вы считаете, что они подойдут для вашей компании, вы должны сообщить им, что их резюме были заархивированы для дальнейшего рассмотрения.
Наконец, завершите письмо, пожелав им удачи в поиске работы.
Не откладывайте
Как только вы примете решение, отправьте письма с отказом другим заявителям. Они стремятся и хотят узнать результат. Чем раньше вы поделитесь, тем лучше. Это показывает проактивность с вашей стороны и позволяет им двигаться дальше в поисках работы.
Таким образом, сделайте написание писем об отказе практикой и не будьте компанией, которая бесцеремонно игнорирует кандидатов, не соответствующих требованиям. Отправьте подлинное и теплое письмо с отказом, и только тогда вы должны считать дело закрытым.
